Se o PMBOK é o guia geral de gerenciamento de projetos, o EMBOK é o primo que conhece festa. A sigla vem de Event Management Body of Knowledge, o corpo de conhecimento em gestão de eventos. Para quem produz cultura, a vantagem é que ele foi pensado olhando para eventos, e não para fábricas.
De onde veio
O EMBOK começou em 1999, quando William O’Toole aplicou o gerenciamento de projetos a eventos em sua tese de mestrado. Silvers, citado por Nogueira, descreve o modelo como a abordagem específica para gerenciar eventos, com fases vindas do gerenciamento de projetos tradicional e das boas práticas do PMI, e com destaque para a gestão de riscos.
Ainda segundo Silvers, a área de eventos tinha disciplinas e exigências profissionais consideradas emergentes. Ele cita certificações internacionais, como CSEP (Certified Special Events Professional) e CMP (Certified Meeting Professional), e cursos específicos em países como Austrália, Canadá, África do Sul, Reino Unido e Estados Unidos. É o cenário de profissionalização em que o modelo aparece.
Três dimensões ou quatro elementos?
Você vai ver o EMBOK apresentado como cubo de “três dimensões” e, ao mesmo tempo, descrito com quatro elementos: fases, domínios, processos e valores. Não é contradição. Pense no cubo como três eixos: fases, domínios e processos. Os valores atravessam tudo, como um fundo comum. Daí os dois jeitos de contar.
As cinco fases
O EMBOK lista iniciação, planejamento, execução (que alguns materiais chamam de implementação), o evento e encerramento. “O evento” tem fase própria porque o dia do evento tem dinâmica muito diferente do trabalho de preparar. Uma leitura possível é mapear assim: iniciação e planejamento na pré-produção, execução e evento na produção, encerramento na pós-produção.
Os cinco domínios
Nogueira apresenta a estrutura em quadros, sem detalhar cada domínio. As descrições abaixo são opinião editorial, para facilitar a conversa de equipe:
- Administração. Orçamento, contratos, equipe, tempo e informação.
- Design. Programação, conteúdo, cenografia e a experiência que o público vai ter.
- Marketing. Comunicação, patrocinadores, imprensa e relação com o público.
- Operações. Local, montagem, acessos, alimentação, transporte e equipe de campo.
- Risco. Segurança, saúde, seguros, questões legais e plano de emergência.
Na prática, a divisão ajuda a equipe a não esquecer ninguém: muita produção tem excelente design e operações, mas esquece marketing ou risco até a semana do evento. O risco ter domínio próprio é uma boa notícia. Como opinião, significa tratar a segurança como parte do desenho do evento, e não como apêndice. O assunto é aprofundado nas lições de Kiss e Le Constellation.
Processos e valores
Os processos do EMBOK aparecem numa figura de Nogueira. Uma forma simples de lembrar, que é opinião, é pensar em verbos que se repetem em qualquer decisão: avaliar, selecionar, monitorar, comunicar e documentar, os mesmos cinco processos da figura. Quanto aos valores, o modelo prevê valores fundamentais que permeiam as fases, e o diagrama acima lista cinco: criatividade, estratégia, melhoria contínua, ética e integração. Como opinião, o que importa para a cultura é que criatividade e ética entrem na mesa como valores do trabalho, e não como obstáculos a vencer.
Silvers aponta que o modelo permite abordar as áreas de forma abrangente e sistemática, justamente por combinar fases em sequência, processos que se repetem e valores fundamentais. É uma ideia útil: o EMBOK é menos uma receita e mais um jeito de olhar o evento de vários lados ao mesmo tempo.
Um caso corrido: o Festival Rua Viva
O Festival Rua Viva é um evento fictício: três dias de teatro de rua num bairro, com grupos locais. Usando o EMBOK como roteiro de conversa na reunião de planejamento:
| Domínio | Perguntas do Rua Viva |
|---|---|
| Administração | Qual o orçamento por rubrica, isto é, por item de gasto? Que contratos assinar? Quem cuida do fluxo de caixa? |
| Design | Qual a programação e a lógica dos espaços? Como incluir os grupos do bairro? |
| Marketing | Como o público vai saber? Que imprensa local cobrir? Que contrapartidas oferecer? |
| Operações | Onde ficam palcos, camarins, banheiros e acessos? Que licenças são necessárias? |
| Risco | O que pode dar errado? Que autorizações existem? Qual o plano de emergência? E se chover? |
A equipe percorre as cinco linhas e descobre, por exemplo, que ninguém pensou no camarim de quem se apresenta ao ar livre nem em quem decide se o espetáculo para na chuva. O resultado é uma conversa com estrutura, o que já é meio caminho andado.
Depois da reunião, o Rua Viva percorre as fases. Na iniciação, define objetivo e parceiros. No planejamento, resolve licenças, programação e orçamento. Na execução, contrata, monta e ensaia. No evento, a equipe passa a operar: horários, filas, imprevistos, o atendimento ao público. No encerramento, paga fornecedores, agradece, guarda os registros e anota o que aprendeu. Em cada fase, as cinco perguntas dos domínios voltam, só que com respostas mais concretas.
O roteiro de verbos cabe numa decisão simples. Chuva forte no segundo dia? Avaliar as alternativas, escolher uma, acompanhar a previsão, avisar o público e registrar o que foi decidido, para que a próxima edição já nasça com plano.
Por que convém à cultura
- Fala de evento. Reconhece a fase do evento em si e a cadeia de pessoas, do público ao patrocinador.
- Dá lugar à criatividade e à ética.
- Trata risco como domínio.
- É simples de explicar. Dá para ensinar a uma equipe de voluntários.
Nogueira nota que muitos eventos de todos os portes acontecem com poucas referências na literatura de gerenciamento de projetos, ficam subjetivos ou ignorados, e abrem espaço para erros por informação desatualizada. Uma linguagem comum ajuda a evitar isso. Nogueira, a partir de Silvers, aponta que as empresas do setor deveriam buscar padrões de competência, treinamento e melhoria na resposta às exigências do mercado. Para uma equipe pequena, isso pode significar algo simples: um vocabulário que todos entendem e uma lista que todos consultam.
O que o EMBOK não faz
O EMBOK ordena a gestão, mas não substitui o cálculo estrutural, as exigências do Corpo de Bombeiros (veja as normas para eventos) nem a análise ergonômica. Também não traz, sozinho, ferramentas detalhadas de orçamento e cronograma. Como opinião, é um roteiro de conversa e uma linguagem comum: as especialidades continuam necessárias, e as ferramentas de planejamento vêm do PMBOK.
Também não resolve, sozinho, a parte das pessoas: descanso, ritmo de trabalho e desgaste da equipe ficam por conta da ergonomia, e a ergonomia para quem faz o show trata disso. Como combinar os dois sem manual rígido está no texto PMBOK e EMBOK juntos.
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