“Qual eu devo usar?” é a dúvida de quem começa a estudar gestão. Ela costuma surgir depois de conhecer o PMBOK na produção cultural (5ª edição) e o EMBOK, guia de gestão de eventos. A resposta talvez surpreenda: nenhum como manual a seguir à risca. O que funciona é a sinergia: pegar o melhor de cada um, adaptar ao tamanho do projeto e ao jeito da equipe, e manter poucos limites claros e inegociáveis.
Por que não “aplicar o método”
Thiry-Cherques observa que os instrumentos comuns dos manuais de projetos encontram pouco ou nenhum uso na área cultural, em parte porque recomendam condutas padronizadas. O manual manda fazer tudo igual, e o projeto cultural é único por definição.
Por outro lado, sem método cada projeto recomeça do zero, as boas soluções ficam na cabeça de quem as inventou e os erros se repetem. A engenharia popular da produção cultural é rica e precisa de registro para virar patrimônio. O equilíbrio é tratar os dois guias como caixas de ferramentas: abrir, escolher a ferramenta do dia e guardar o resto.
O que cada um faz melhor
| PMBOK (5ª edição) | EMBOK | |
|---|---|---|
| Natureza | Guia geral para qualquer projeto | Guia específico para eventos |
| Estrutura | Cinco grupos de processos e dez áreas de conhecimento | Fases, domínios, processos e valores |
| Ponto forte | Ferramentas detalhadas: EAP, cronograma, orçamento, matriz de riscos | Linguagem simples, fase do evento e domínio de risco |
| Ponto fraco (opinião) | Pode virar burocracia e dar pouco espaço às pessoas | Dá pouco detalhe técnico, é mais roteiro de conversa |
As duas partem da mesma raiz: o EMBOK foi construído sobre as fases do gerenciamento de projetos definido pelo PMI, por isso costumam ser compatíveis.
A figura resume a combinação: três caixas de ferramentas lado a lado e, embaixo, uma faixa vermelha que sustenta todas elas. A faixa é explicada mais adiante, em “Flexibilidade tem limite”.
Uma equipe que combina sem rigidez
Esta é uma história fictícia. Uma equipe pequena prepara uma mostra de teatro de seis dias num espaço que nunca usou. Na primeira reunião, ninguém abre manual. A coordenadora percorre os cinco domínios do EMBOK como quem passa por cômodos da casa: administração, design, marketing, operações, risco. Saem dali dúvidas e tarefas.
No segundo encontro, o produtor executivo pega emprestado do PMBOK só o que precisa: uma página de termo de abertura e uma EAP com um responsável por pacote. Depois vêm o cronograma e o orçamento, e a equipe contrata um responsável técnico para a montagem. Na reunião de risco, monta a matriz e escreve, em letras grandes, a lista de coisas que não se negociam. Também conversa com os Bombeiros, como detalham as normas do Corpo de Bombeiros.
Por fim, alguém cuida das pessoas: escala, descanso, alimentação e um canal para avisar de problemas, como explica a ergonomia para quem faz o show. Quando o evento termina, a equipe se reúne por meia hora e atualiza o “manual particular” que vale para a próxima edição. Ninguém seguiu método à risca, mas todos sabiam o que estavam fazendo.
Flexibilidade tem limite
Na produção cultural, a agilidade que ajuda a criar pode eliminar etapas formais de verificação técnica quando o cronograma aperta. A literatura sobre “efetuação”, de Saras Sarasvathy (o improviso estruturado de quem empreende com os meios que tem), admite perdas aceitáveis de dinheiro e tempo. Como opinião, nunca de segurança de pessoas.
Por isso, a figura traz embaixo a faixa vermelha, que é o piso que não se negocia: um pequeno conjunto de limites de segurança que vale em qualquer projeto, seja qual for o método, o prazo ou o orçamento.
Na faixa estão saídas de emergência livres e sinalizadas, materiais com laudo (documento técnico que atesta como o material reage ao fogo), nenhuma chama ou pirotecnia em ambiente fechado sem projeto e autorização, responsável técnico (profissional habilitado que assina pela estrutura) na montagem e lotação respeitada. Tudo o que está acima dela pode ser adaptado, renegociado e reinventado. Descanso, água e alimentação da equipe são proteção da pessoa e também não se negociam. Na figura, ficam na terceira caixa, a das pessoas, mas funcionam como um mínimo que nenhum plano pode reduzir.
Como opinião, esse conjunto é um ponto de partida e não uma regra do PMBOK nem do EMBOK. Como montar a lista de cada projeto está em engenharia popular da produção cultural.
Gestão que a equipe quer usar
Há um critério final que vale mais que qualquer manual: a ferramenta só funciona se a equipe usa. Prefira documentos curtos, linguagem clara e reuniões objetivas. Um quadro na parede e uma planilha compartilhada resolvem boa parte da confusão, e, na opinião editorial, quem descobre isso tende a abraçar a gestão, enquanto quem recebe um manual de duzentas páginas tende a fugir.
Na semana seguinte à mostra, a equipe da história recebeu um convite para outro festival. Desta vez, abriu o arquivo da última edição, copiou a EAP, corrigiu o que tinha aprendido e começou a conversa pelo domínio que mais tinha dado trabalho. Gestão, no fim, é isso: memória que serve para o próximo.
ProduPlay · Produção cultural com método e linguagem clara.